Ressource gratuite · Audit fournisseurs

Checklist audit factures fournisseurs : 20 contrôles

Une grille pratique pour repérer les contrôles à effectuer avant de présenter une anomalie fournisseur comme un montant réellement documenté.

Principe : cocher un contrôle ne prouve pas une créance. Une alerte doit toujours être rapprochée des pièces, paiements et conditions applicables avant toute réclamation.

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1. Identité et références

Référence de facture uniqueRechercher doublons exacts et références normalisées.

Fournisseur correctement normaliséRepérer variantes de raison sociale, SIREN/SIRET ou comptes multiples.

Date de facture cohérenteVérifier période, exercice et date de réception.

Commande ou contrat rattachéRelier la facture à la source contractuelle disponible.

2. Paiements et doublons

Nombre de règlements par factureIdentifier paiements multiples et règlements manuels.

Doublons de montant + fournisseurContrôler ensuite dates, références et pièces.

Acomptes rapprochésÉviter de confondre acompte et double paiement.

Rejets ou remboursements bancairesVérifier qu’un paiement apparemment doublé n’a pas été annulé.

3. Prix, remises et conditions

Tarif contractuel applicableComparer avec la bonne version du contrat ou de la grille.

Quantités facturéesContrôler commandes, réceptions et unités.

Indexations justifiéesVérifier les clauses de révision et leur date d’effet.

Remises appliquéesInclure remises ligne, volume, périodiques et ristournes.

Frais annexes autorisésTransport, énergie, urgence, service ou autres surcharges.

4. Avoirs et rapprochements

Avoirs attendus retrouvésRapprocher retours, litiges et corrections.

Avoirs réellement imputésDistinguer émission du crédit et utilisation effective.

Soldes anciens expliquésExaminer comptes débiteurs/créditeurs persistants.

Compensations documentéesÉviter une double réclamation après compensation.

5. Validation avant réclamation

Pièces suffisantesLe calcul doit pouvoir être reproduit par un tiers.

Montant net validéDéduire remboursements, avoirs et compensations déjà reçus.

Statut financier séparéDétecté, validé, réclamé et récupéré ne sont pas interchangeables.

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