1. Contrôler l’identité et la pièce
- fournisseur, entité facturée et coordonnées cohérents ;
- numéro et date de facture exploitables ;
- devise, échéance et conditions de paiement identifiées ;
- références de commande, contrat ou chantier présentes lorsqu’elles sont attendues.
Ces contrôles sécurisent l’imputation, mais ne suffisent pas à confirmer que le montant est juste.
2. Rapprocher commande, réception et facture
Le rapprochement à trois pièces compare ce qui a été commandé, reçu et facturé. Il permet de repérer une quantité excédentaire, une prestation non réceptionnée, un prix différent ou des frais ajoutés après la commande.
Une commande prévoit 100 unités à 48 €, la réception en confirme 96 et la facture porte sur 100. L’écart doit être rapproché des reliquats, retours et conditions de livraison avant validation.
3. Vérifier prix, remises, TVA et frais
- prix unitaire et indexation prévus au contrat ;
- remises de volume ou de fin de période ;
- transport, énergie, emballage et autres frais annexes ;
- taux et base de TVA cohérents avec l’opération ;
- avoir attendu à la suite d’un retour ou d’un litige.
4. Contrôler l’unicité et le paiement
La facture doit être recherchée dans l’historique avec sa référence exacte, mais aussi avec des variantes : espaces, tirets, zéros ou erreur de saisie. Le règlement doit ensuite être associé à la bonne pièce et comparé aux éventuels acomptes et avoirs.
Une checklist bien appliquée réduit les erreurs en amont. Un audit rétrospectif complète ce contrôle en recherchant les anomalies déjà passées dans les comptes.
Guides associés
Approfondissez l’audit des factures fournisseurs, les erreurs de facturation et l’audit procure-to-pay.
Questions fréquentes
Quels sont les trois documents du rapprochement à trois pièces ?
Le bon de commande, la preuve de réception ou de service fait et la facture fournisseur.
Comment contrôler une facture sans bon de commande ?
Il faut utiliser les autres preuves disponibles : contrat, devis accepté, validation interne, réception, historique tarifaire et échange fournisseur.
Le contrôle de TVA suffit-il à valider une facture ?
Non. La TVA est un contrôle parmi d’autres ; prix, quantités, remises, réception, unicité et paiement doivent aussi être vérifiés.
Évaluer vos données fournisseurs
Commencez par la préqualification gratuite, sans document ni carte bancaire. Si votre profil est pertinent, vous accédez ensuite à la proposition détaillée de l’audit pilote à 490 €. L’accompagnement à la récupération est facultatif et fait l’objet, après l’audit, d’un accord distinct à 15 % des sommes hors TVA réellement récupérées et confirmées.
Vérifier gratuitement mon potentiel →