Des volumes qui multiplient les écarts potentiels
De nombreux articles, fournisseurs, tarifs et mouvements peuvent rendre difficiles les contrôles manuels exhaustifs. L’objectif est de prioriser les anomalies réellement documentables.
Contrôles possibles
- écarts de tarif sur références récurrentes
- remises de volume ou ristournes manquantes
- doubles facturations
- avoirs liés aux retours non retrouvés
- frais de transport ou suppléments inhabituels
- variations répétées chez un même fournisseur
Comparer plusieurs sources
Un export comptable seul donne des signaux. Les contrats, grilles tarifaires, commandes, réceptions et avoirs servent ensuite à confirmer ce qui est réellement récupérable.
Suivre les retours marchandises jusqu’à l’imputation de l’avoir
Pour un grossiste, un retour de produits ne se traduit pas nécessairement par un remboursement bancaire immédiat : l’avoir peut être déduit d’une facture ultérieure ou d’un compte fournisseur centralisé. Le contrôle rapproche la demande de retour, le bon de réception chez le fournisseur, l’avoir émis, les écritures comptables et le solde réellement réglé.
Sans ce rapprochement, la même somme peut être comptée à tort comme « non récupérée » alors qu’elle a déjà été imputée.
Comparer les tarifs selon les unités et les seuils
Une référence vendue au carton, à la palette ou à l’unité ne doit pas être comparée sans conversion. Les ristournes de fin de période, remises de volume et frais de transport peuvent dépendre de seuils cumulés, du lieu de livraison ou du calendrier d’application. Pour chaque écart, documenter l’unité normalisée, la grille contractuelle applicable, la quantité livrée et les remises déjà enregistrées.
Exemple de contrôle fictif
Un bon de réception pédagogique indique 78 colis et la facture en mentionne 80. Avant de signaler deux colis facturés en trop, il faut vérifier les livraisons fractionnées, unités de conditionnement, bons complémentaires et avoirs postérieurs. Ce n’est qu’en l’absence de justification qu’un écart calculé peut être présenté au fournisseur avec les pièces correspondantes.
Le contrôle des doubles paiements complète cette vérification lorsqu’un même règlement semble avoir été émis plusieurs fois.
Voir aussi
Audit recovery des comptes fournisseurs et écarts tarifaires.
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