Cas pratique : vérifier un avoir fournisseur non imputé

1. Le signal initial

Un compte fournisseur fictif affiche un crédit ancien de 4 800 €. Une écriture d’avoir existe, mais aucune imputation évidente n’apparaît dans l’export principal.

2. Ce qu’il faut contrôler

• retrouver la pièce d’avoir originale ;
• identifier la facture ou l’événement qui l’a générée ;
• vérifier les factures postérieures du fournisseur ;
• rechercher une compensation, un remboursement ou une imputation manuelle ;
• confirmer le solde restant réellement disponible.

3. Pourquoi l’existence d’un avoir ne suffit pas

Même lorsque l’avoir est valide, il faut distinguer sa simple existence de son utilisation réelle. MONEYBACK ne considère un montant comme récupéré que lorsque son traitement est confirmé : remboursement, compensation ou utilisation effective du crédit.

4. Le dossier à constituer

Le dossier regroupe l’avoir, le compte fournisseur, l’historique des factures et la justification du solde restant. Cette traçabilité permet au client et au fournisseur de comprendre immédiatement le montant discuté.

Exemple de rapprochement du crédit

Dans une variante fictive, l'avoir initial de 4 800 € paraît inutilisé dans le premier export. L'analyse du grand livre auxiliaire révèle pourtant une imputation de 2 000 € sur une facture ultérieure et un remboursement bancaire de 800 €. Le solde théorique à éclaircir devient alors 2 000 €, et non 4 800 €.

• Vérifier que l'imputation concerne bien le même avoir et le bon fournisseur.
• Rapprocher le remboursement de l'extrait bancaire et de la pièce comptable correspondante.
• Examiner les écritures postérieures à la période exportée avant toute demande.
• Faire confirmer le crédit restant par les justificatifs disponibles et, si nécessaire, le fournisseur.

Ce calcul illustre un contrôle, pas une somme réellement recouvrée. Un solde comptable positif peut encore être neutralisé par une régularisation omise dans les données reçues. Voir la checklist d'audit fournisseurs.

À retenir

Voir aussi les avoirs fournisseurs oubliés et l’audit des comptes fournisseurs.