Cas pratique : valider un écart tarifaire fournisseur

1. Le signal initial

Un contrat fictif prévoit 100 € HT l’unité. Une facture porte 100 unités à 105 € HT. L’écart apparent est donc de 500 € HT.

2. Les points à vérifier

• la version du contrat en vigueur à la date de facturation ;
• une éventuelle indexation ou clause de révision ;
• les volumes ou seuils conditionnant le tarif ;
• les frais annexes autorisés ;
• les remises ou ristournes calculées en fin de période.

3. Du calcul à la validation

Si le contrat applicable confirme bien le tarif de 100 € et qu’aucune clause ne justifie les 5 € supplémentaires, l’écart peut être documenté. S’il se répète sur plusieurs factures, chaque période doit être recalculée séparément pour éviter une extrapolation non démontrée.

4. La preuve utile au fournisseur

La réclamation doit permettre de reproduire le calcul : référence du contrat, ligne de facture, quantité, tarif applicable et différence demandée. Cette approche est plus robuste qu’un simple tableau de prix “attendus”.

Reproduire le calcul sans extrapolation

Le cas fictif porte sur 100 unités : 100 × 105 € = 10 500 € HT facturés, contre 100 × 100 € = 10 000 € HT selon le tarif de référence. La différence brute est de 500 € HT, mais elle peut être réduite ou annulée par une clause contractuelle applicable.

• Version du tarif : contrôler la date d'effet du contrat et de tout avenant signé.
• Seuil de quantité : vérifier si le prix change à partir de 100 unités ou selon un volume cumulé.
• Conditions complémentaires : distinguer frais autorisés, indexation documentée et remises différées.
• Calcul final : isoler la ligne litigieuse et conserver les preuves permettant de refaire les multiplications.

Si les 5 € additionnels par unité sont justifiés, aucun montant n'est à réclamer. Sinon, les 500 € HT constituent une anomalie potentielle à confirmer, non une récupération. La méthode est détaillée dans le contrôle des factures fournisseurs.

À retenir

Voir aussi les écarts tarifaires fournisseurs, l’audit achats et l’audit procure-to-pay.