1. Cadrer le périmètre
Identifier les entités, périodes, catégories de dépenses et sources disponibles afin de savoir ce qui peut réellement être contrôlé.
2. Structurer les données
Nettoyer et rapprocher les exports, factures, contrats et autres pièces pour créer une base cohérente avant toute interprétation.
3. Détecter les signaux
Rechercher doublons, écarts tarifaires, remises absentes, avoirs manquants, frais inhabituels et autres anomalies potentielles.
4. Vérifier les preuves
Comparer le signal aux pièces et au contexte : contrat, bon de commande, paiement, avoir, échange fournisseur ou condition négociée.
5. Valider l’opportunité
Une opportunité n’est validée que lorsque les éléments disponibles permettent de documenter l’écart de façon suffisamment solide.
6. Préparer la réclamation
Constituer un dossier clair avec origine de l’écart, période, pièces, montant vérifié et historique afin de permettre une discussion fournisseur compréhensible.
7. Suivre la résolution
Tracer les réponses, relances et éventuels ajustements jusqu’à la résolution du dossier.
8. Confirmer la récupération
Un montant n’est considéré comme récupéré qu’après confirmation d’un remboursement, avoir, compensation ou autre issue financière vérifiée.
Niveaux de preuve et décision
MONEYBACK ne traite pas toutes les alertes de la même façon. Un signal peut rester insuffisamment documenté, nécessiter une pièce complémentaire ou être suffisamment solide pour préparer une réclamation.
- Signal détecté : rapprochement statistique ou règle métier à examiner.
- Preuve nécessaire : facture, paiement, contrat, avoir ou autre pièce manque encore.
- Validé : l’écart est documenté et son calcul peut être reproduit.
- Réclamé : le client a engagé la demande auprès du fournisseur.
- Récupéré confirmé : remboursement, avoir utilisé ou compensation effectivement vérifiée.
Exemples de preuves utiles
Le type de pièce dépend de l’anomalie. Pour un double paiement : facture et deux règlements. Pour un avoir : pièce d’avoir, compte fournisseur et factures postérieures. Pour un écart tarifaire : contrat ou grille applicable, facture et quantité concernée. Cette exigence de preuve limite les faux positifs et les extrapolations.
Cas pratiques de validation
Voir comment cette méthode s’applique à un double paiement, un avoir non imputé et un écart tarifaire.
Approfondir
Voir l’audit recovery des comptes fournisseurs, l’audit des dépenses fournisseurs et les trop-payés fournisseurs.
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